Een ambtelijk secretaris hoef je niet te vertellen hoe bijzonder de functie is die hij/zij inneemt binnen een organisatie: dat weet diegene als geen ander. Maar juist die solistische en min of meer ongebonden positie vraagt regelmatig om een spiegel en om zelfontwikkeling, weet Liza Arends. Zij opent én besluit de Studiedag Ambtelijk secretaris op 29 september aanstaande.
Vijfhonderd intakegesprekken voerde Liza Arends in de afgelopen tien jaar, en ze koppelde talloze ambtelijk secretarissen aan ondernemingsraden. In die tijd zag ze niet alleen het vak maar ook de kandidaten veranderen, zoals door de opkomst van de zzp’ers. Wat bleef, zegt ze, is een uitdagend en uniek breed vak. Met veel mogelijkheden tot zelfontplooiing. ‘Maar dan moet je wel zelf die volgende stap nemen.’
Reflecteren
Om te achterhalen wat ze daar precies mee bedoelt, gaan we even terug naar die functie: wat is er zo bijzonder aan? Liza: ‘Een ambtelijk secretaris is ondersteunend aan de ondernemingsraad maar geen gekozen lid. Je hebt een onafhankelijke positie binnen de medezeggenschap, en tegelijkertijd ook te maken met de or-voorzitter als functioneel leidinggevende en HR of bestuurder als hiërarchisch leidinggevende. Dat maakt het niet altijd even gemakkelijk. Het is in deze vaak politiek beladen positie cruciaal dat jij steeds je onafhankelijkheid bewaart. Dat je je niet door emoties laat meeslepen of standpunten gaat verdedigen. Jij geeft vanuit jouw kennis en ervaring een advies. Dat laat je vervolgens daar, bij degene die je hebt geadviseerd. Dit eist nogal wat van jou als persoon: dat je die afstand kan bewaren, dat je kan reflecteren op je eigen positie, dat je een proces vanuit een wat abstracter perspectief kunt beoordelen. Zonder je zaken persoonlijk aan te trekken. En zonder je te laten meeslepen in het spel.’
Juist door het solistische van deze positie, vervolgt Liza, is het niet vanzelfsprekend dat je toekomt aan die zelfreflectie. ‘Daarom is het zo belangrijk dat ambtelijk secretarissen geregeld doen aan intervisie, supervisie (door leidinggevenden) of een training volgen.’
Integer en bescheiden
Want hoezeer je ook voor ogen hebt om je onafhankelijkheid te bewaren en je te concentreren op de processen in plaats van op de personen: iedereen kent bepaalde blinde vlekken. Routines slijpen er nu eenmaal in, en een tunnelvisie ontstaat zonder dat je er erg in hebt.
Liza: ‘Je hebt een invloedrijke positie en daar moet je integer mee kunnen omgaan. Zodra je weet dat je invloed hebt, is het belangrijk dat je op het proces blijft sturen. Mijn advies is: blijf bescheiden hierin. En blijf steeds checken dat je niet in die tunnelvisie verzeild raakt. Betrap je jezelf op vooringenomenheid? Neem dan de stap naar training en intervisie en ga op zoek naar de juiste mensen om je verder te helpen.’
‘Maar aangezien je meestal de enige ambtelijk secretaris bent in je organisatie, moet je ook dit zelf organiseren. Dat gaat niet met de voorzitter van de or, die immers ook deel van het systeem is. Hetzelfde geldt voor je hiërarchisch leidinggevende. Je moet dus zelf de eerste stap zetten!’
Persoonlijk en professioneel
Deze speciale studiedag, vertelt Arends, is uitstekend als zo’n eerste stap. ‘Persoonlijke en professionele ontwikkeling liggen in elkaars verlengde voor iemand in deze rol en positie. Daarom biedt deze studiedag een veelzijdig programma waarin allerlei aspecten aan de orde komen die je nodig hebt om als ambtelijk secretaris vooruit te komen. Hoe ontwikkel ik me verder als persoon om mijn taak goed te vervullen? Waar zit die persoonlijke vaardigheid van mij? Hoe versterk ik mijn rol? Hoe versterk ik mijn gunfactor door te leren “zakelijk flirten”? Hoe werk ik aan mijn persoonlijke en professionele assessment, en hoe organiseer ik intervisie?’
Kortom, grijp deze kans aan om een stap verder te komen in je persoonlijke én professionele ontwikkeling als ambtelijk secretaris.
