Openingsspreker Mirjam Wiersma staat garant voor een sprankelende en prikkelende aftrap van een studiedag vol met leerzame workshopsessies. Op welk aspect van het ambtelijk secretariaatswerk stelt zij ons vizier alvast scherp? [/]
Een ambtelijk secretaris is iemand die veel samenwerkt. Niet alleen in de eigen kring, maar ook daarbuiten. Een spin in het web, gebaat bij soepel lopende lijntjes. Daarvoor, stelt Wiersma, is het leggen en het onderhouden van contacten cruciaal. Maar hoe maak je echt contact in tijden van beeldscherm-overleggen als Teams, Zoom en wat niet al?
Mirjam Wiersma (bekend van management-bestsellers als ‘Zakelijk flirten’) bevestigt dat overleggen via videoconferencing effectief zijn en tijd besparen. ‘Maar ik ben blij dat wij nu met elkaar bellen. Want die beelden leiden onvermijdelijk af. Thuis werken is productiever, dat klopt. Maar je mist iets wezenlijks: de sociale contacten van de werkvloer. En die connecties heb je hard nodig om productief samen te werken, zoals een ambtelijk secretaris doet. Om in die positie verder te komen, ben je voor een groot deel afhankelijk van je netwerk. En dat is iets waar je moeite voor moet doen.’
Signalen opvangen
Ze vertelt hoe ze iemand ontmoette die ze kende van overleg via het scherm – en in het echt niet herkende. Dat illustreert de kwaliteit van die beeldscherm-gesprekken
Allerlei onderzoeken wijzen uit hoeveel je mist met beeldschermoverleg. Dat je bijvoorbeeld maar 30 procent van de signalen opvangt ten opzichte van een gesprek in levenden lijve. En dat je er daardoor extra moe van wordt, omdat je die signalen probeert te vangen van het scherm. Spreken met iemand die je zo frontaal op nog geen halve meter afstand aankijkt, werkt ook nog eens bevreemdend; in het echt doe je dat anders.
Dus alles goed en wel met dat hybride werken, meent Wiersma. ‘Maar zorg ervoor dat je er ook echt bént wanneer je wel op de werkvloer komt.’ Dat kost moeite en je moet soms een drempel over. ‘Het is zoveel gemakkelijker om even af te maken wat er allemaal op je to do-lijstje staat, dan een werkplek zoeken vlakbij het koffieapparaat en daadwerkelijk op iemand af te stappen die daar staat. Want stiekem vinden we dat een beetje eng om te doen. Maar dat gesprekje, hoe luchtig ook, opent wel deuren voor weer andere contactmomenten.’
Soepeler
‘Bijvoorbeeld. Iemand die ik ken bezocht een intern congres. Net op tijd komen en achteraan schuiven is de makkelijkste oplossing. Maar er is vooraf een ontvangst met koffie. Die biedt mogelijkheden. Kom je een half uur eerder, dan kun je met die koffie in de hand op een open manier om je heen kijken, dan ben je zeer makkelijk benaderbaar. Nog beter is wanneer je dan zelf op iemand afstapt en een praatje aanknoopt. Mijn kennis raakte zo aan de praat met iemand hogerop de ladder in het bedrijf. Met diezelfde persoon moest hij later een voorstel bespreken waar ze het in dat informele gesprek over eens waren. Daar kon hij in het formele overleg losjes naar verwijzen, en zo verliep dat overleg veel soepeler.’
Wat wil je de bezoekers van deze studiedag zoal meegeven?
‘Om te beginnen een energieke instelling om de dag mee in te gaan. Inhoudelijk wil ik onder meer ingaan op de gevolgen van het hybride werken. Werkgevers hebben allerlei praktische zaken daarin gefaciliteerd. Virtuele koffiemomenten: prima. Maar hoe plan jij je werk zodanig in dat je ook weer mensen in de gang ontmoet en contacten legt?
Wat ik deelnemers wil meegeven is hoe je aan relaties bouwt. Bijvoorbeeld door te sturen met je lichaamstaal. Hoe je vooruitkomt door initiatieven te nemen en gelegenheid te scheppen om elkaar te ontmoeten. Ik vertel over onderzoeken en geef je feiten mee, maar toon ook een kort filmpje als illustratie. En verder laat ik mensen in de zaal met elkaar aan de slag gaan. Wat zo simpel klinkt, kan in het echt best ingewikkeld zijn. Door het doen van simpele oefeningen leg je meteen al contacten.’
Waarmee je, wie weet, de rest van deze dag al je voordeel kan doen.
